Einige Rechnungen sind korrekt ausgelesen und dürfen trotzdem nicht bezahlt werden. Ein Lesefehler fällt oft beim Buchen auf. Eine korrekt gelesene Rechnung, die nicht bezahlt werden darf, sieht dagegen in jedem Feld richtig aus. Mit dieser Checkliste aus sieben Belegen testen Sie, ob Ihr Rechnungseingang solche Rechnungen vor der Zahlung meldet: eine doppelt abgerechnete Nachunternehmer-Rechnung (Subunternehmer-Rechnung) im Anhang, eine Position über dem Katalogpreis, überdeckter Text im PDF, eine abgelaufene Freistellungsbescheinigung, eine Rechnung an den alten Empfänger, eine neue oder fremde IBAN und eine stornierte Rechnung.
Pridonu Cube liest Ihre eingehenden Belege mit KI und prüft sie, bevor es sie an Ihr ERP-System übergibt. Für alle sieben Belege hat Cube eine Prüfung und nennt die Auffälligkeit mit ihrem Grund am Vorgang, in dem es zusammengehörige Belege bündelt. Preise, Empfänger und IBANs gleicht Cube dafür mit Ihren Stammdaten und früheren Rechnungen ab.
Wie nutzen Sie die Checkliste?
Legen Sie die Belege Ihrem heutigen Rechnungseingang vor und beginnen Sie mit denen, die Ihnen vorliegen. Für den Preiskatalog, den Rechnungsempfänger und die fremde IBAN braucht der Test Ihre Stammdaten, für die neue IBAN einige ältere Rechnungen eines Lieferanten. Notieren Sie je Beleg, ob die Auffälligkeit erkannt wurde, mit welchem Grund und wo Ihr Team den Hinweis sieht. Unter jedem Punkt steht zum Vergleich, wie Cube es zeigt. Welche Prüfungen bei Ihnen laufen, legen wir bei der Einrichtung mit Ihnen fest.
1. Fällt eine doppelte Nachunternehmer-Rechnung im Anhang auf?
Steckt die Rechnung eines Nachunternehmers im Anhang einer Hauptrechnung, fällt eine zweite Abrechnung derselben Leistung leicht durch. Sie brauchen: die Rechnung eines Lieferanten mit der Rechnung seines Nachunternehmers im Anhang, dazu dieselbe Nachunternehmer-Rechnung ein zweites Mal von einem anderen Lieferanten. Das sollte passieren: Die Nachunternehmer-Rechnung wird einzeln ausgelesen und beim zweiten Mal als doppelte Rechnung erkannt.
So zeigt es Cube: Die Nachunternehmer-Rechnung liegt als eigener Beleg unter der Hauptrechnung und wird auf doppelte Rechnungen geprüft, auch wenn ein anderer Lieferant sie eingereicht hat.
2. Fällt eine Position über dem Katalogpreis auf?
Eine Abweichung vom vereinbarten Preis fällt nur auf, wenn jede Position mit dem Katalogpreis verglichen wird, der zum Leistungsdatum galt. Bei Wartungen in vielen Objekten wiederholt sich eine kleine Differenz auf jeder Rechnung. Sie brauchen: den Preiskatalog eines Lieferanten mit seiner Gültigkeit und eine Rechnung, deren Position davon abweicht. Fiktives Beispiel: Vereinbart sind 42,00 € je Wartung, abgerechnet werden 48,00 €. Das sollte passieren: Die Abweichung steht mit Differenzbetrag an der Position.
So zeigt es Cube: Der Positionsbetrag wird mit Preis mal Menge aus dem Katalog verglichen, der zum Leistungsdatum galt. Ist die Prüfung als Pflicht eingerichtet, bestätigt Ihr Team die Preisprüfung mit einer Begründung, bevor der Vorgang weitergeht.
3. Fällt überdeckter Text im PDF auf?
Mit einer weißen Fläche lässt sich eine PDF-Rechnung unbemerkt ändern: Am Bildschirm und im Ausdruck ist der alte Wert unsichtbar, in einem PDF mit Textebene steht er darunter oft noch. Sie brauchen: eine PDF-Rechnung, in der eine Angabe, etwa ein Betrag, mit einer weißen Fläche überdeckt und neu darübergeschrieben ist. Das sollte passieren: Der alte Wert unter der Fläche wird gemeldet.
So zeigt es Cube: Der Hinweis nennt die Seite, den überdeckten und den sichtbaren Text und hebt die Stelle in einer Seitenvorschau hervor.
4. Fällt eine abgelaufene Freistellungsbescheinigung auf?
Ohne gültige Freistellungsbescheinigung müssen Unternehmer, die Bauleistungen beziehen, nach § 48 EStG grundsätzlich 15 Prozent der Gegenleistung als Bauabzugsteuer einbehalten; für kleinere Jahresbeträge je Leistendem gelten Freigrenzen. Sie brauchen: eine abgelaufene Freistellungsbescheinigung eines Bauunternehmens. Das sollte passieren: Die Gültigkeit steht in den Stammdaten des Lieferanten, und eine bei Eingang schon abgelaufene Bescheinigung erhält einen Hinweis.
So zeigt es Cube: Finanzamt, Steuernummer, Sicherheitsnummer und Gültigkeitsdatum werden ausgelesen; in den Stammdaten des Lieferanten steht, ob die Bescheinigung laut diesem Datum gültig ist, bald abläuft oder abgelaufen ist.
5. Fällt eine Rechnung an den alten Empfänger auf?
Name und Anschrift des Leistungsempfängers sind Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG); falsche Angaben können den Vorsteuerabzug gefährden, soweit Sie ihn nutzen. Sie brauchen: Ihre Stammdaten mit einem Empfängerwechsel zu einem Stichtag, etwa nach einer Umfirmierung, und eine Rechnung, die nach dem Stichtag noch an den alten Empfänger gerichtet ist. Das sollte passieren: Die Abweichung vom Empfänger, der zum Leistungsdatum galt, wird erkannt.
So zeigt es Cube: Die Prüfung läuft je Gesellschaft und zeigt Abweichungen in Name oder Anschrift mit Stichtag und Gültigkeit.
6. Fällt eine neue oder fremde IBAN auf?
Eine neue IBAN ist ein bekanntes Muster beim Rechnungsbetrug. Sie brauchen: einige ältere Rechnungen eines Lieferanten und eine weitere Rechnung mit neuer IBAN, oder eine Rechnung, deren IBAN oder USt-ID in Ihren Stammdaten bei einem anderen Lieferanten hinterlegt ist. Das sollte passieren: Ihr Team sieht einen Hinweis, bevor die Rechnung zur Zahlung geht.
So zeigt es Cube: Der Hinweis nennt die bisher bekannten IBANs oder den anderen Lieferanten. Ihr Team entscheidet, ob der Vorgang weitergeht.
7. Fällt eine stornierte Rechnung auf?
Kommt eine Rechnung ein zweites Mal mit Stornostempel, ist die ursprüngliche Rechnung aufgehoben und darf nicht mehr bezahlt werden. Sie brauchen: eine Rechnung und dieselbe Rechnung mit Stornostempel. Das sollte passieren: Die ursprüngliche Rechnung wird als storniert erkannt.
So zeigt es Cube: Cube liest Stempel und Stempeldatum und setzt die ursprüngliche Rechnung auf storniert. Ist jede Rechnung des Vorgangs storniert oder bezahlt, empfiehlt Cube, den Vorgang abzulehnen.
Wer entscheidet, wenn Cube eine Auffälligkeit meldet?
Ist die Hauptrechnung eines Vorgangs eine doppelte Rechnung, greift die Regel, die Sie dafür eingerichtet haben: Cube hält den Vorgang zurück oder lehnt ihn ab, statt ihn an Ihr ERP-System zu übergeben, und nennt den Grund am Vorgang. Doppelte Rechnungen im Anhang, etwa die Nachunternehmer-Rechnung, und alle anderen Auffälligkeiten aus dieser Checkliste meldet Cube als Hinweis. Eine als Pflicht eingerichtete Prüfung bestätigt Ihr Team mit einer Begründung. Die Entscheidung trifft Ihr Team.
Was liest und prüft Cube außerdem?
Cube liest jede Seite einzeln, trennt und gruppiert Belege ohne Trennblätter und ordnet sie den Dokumentkategorien zu, die Sie festlegen: von Mahnung, Gutschrift und Rechnungskürzung bis zur Freistellungsbescheinigung und zur Versorgerrechnung mit Abschlagsplan. Aus einer Rechnung kann Cube über 190 Felder auslesen, ohne Belegtraining. Die eingerichteten Prüfungen gleichen die Angaben mit Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, Ihren Stammdaten und Ihren Objekten ab.
Müssen Sie für Cube Ihr ERP-System ablösen?
Nein. Mit Cube Gateway arbeitet Cube als Rechnungseingang vor Ihrem ERP-System. Cube nimmt Belege aus Ihrem E-Mail-Postfach, per SFTP oder per Upload auf, als Papier-Scan, PDF oder E-Rechnung. Es prüft sie, lehnt nicht zahlbare Rechnungen auf Wunsch mit einer Antwort an den Absender ab und fragt fehlende Rechnungen automatisch beim Lieferanten an. Die geprüften Belege übergibt es per SFTP, die ausgelesenen Daten als Datei im Importformat Ihres ERP-Systems. Die Freigabe läuft wahlweise in Cube, bis zum Vier-Augen-Prinzip, oder wie gewohnt in Ihrem ERP-System.
Cube mit Ihren eigenen Belegen ansehen
Für einen Test erhalten Sie einen Testzugang mit eigenem Postfach. Sie müssen nicht alle sieben Belege nachbauen: Leiten Sie die Belege einiger Tage an dieses Postfach weiter, so wie sie heute bei Ihnen ankommen, mit Mahnungen, Anschreiben und PDF-Stapeln, und legen Sie die Belege aus der Checkliste dazu, die Ihnen vorliegen. An jedem Vorgang sehen Sie, was Cube erkannt hat und aus welchem Grund. Auch im Testzugang läuft Cube in deutschen Rechenzentren; die KI verarbeitet Ihre Belege in der EU und speichert sie nicht.
Testzugang anfragen →Nikolai Panasenko, Geschäftsführer der Pridonu GmbH
Hinweis: Dieser Beitrag gibt Gesetzeslage und Verwaltungsschreiben zum genannten Stand wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.