Über Rechnungsautomatisierung wird meist geredet, als wäre alles eine Frage der Erkennungsquote: Wie viel Prozent liest die KI richtig? Das ist der einfache Teil. Schwieriger ist zu wissen, ob eine Zahl stimmt, ob sie zum richtigen Objekt gehört und ob sie überhaupt sein darf. Ein Konfidenzwert beantwortet das nicht – er sagt, wie überzeugend gelesen wurde, nicht, ob es richtig ist. Und kein System liest fehlerfrei: Irgendwann wird eine Hausnummer verlesen oder ein Bruttobetrag für Netto gehalten. In der Immobilienwirtschaft darf das nicht unbemerkt durchlaufen – sonst landet die falsche Zahl in der Betriebskostenabrechnung, die Ihr Mieter Monate später am Originalbeleg einsehen darf.
Cube prüft deshalb jede ausgelesene Rechnung auf mehreren Ebenen, bevor sie gebucht wird. Was dabei nicht passt, fällt sofort auf – nicht erst später in der Abrechnung oder bei der Mieter-Belegeinsicht:
- Mehr als eine Meinung zu jeder Zahl: Cube verlässt sich nicht auf eine einzelne Lesung einer Rechnung. Stimmen die Lesungen überein, ist der Wert belastbar; weichen sie ab, entscheidet eine KI, welchem Ergebnis zu trauen ist – statt einfach die erstbeste Zahl zu übernehmen
- Geprüft, nicht geglaubt: Eine ausgelesene Zahl gilt erst dann als sicher, wenn sie in sich stimmig ist und die Rechnung insgesamt aufgeht. Was nicht zusammenpasst, fällt beim Eingang auf – nicht erst in der Buchhaltung
- Zu Ihren Objekten und Partnern, nicht nur zu Zeichen: Cube kennt Ihre Wirtschaftseinheiten, Kreditoren und Vereinbarungen und ordnet eine Rechnung auch dann richtig zu, wenn Adressen, Namen oder Nummern anders geschrieben sind. Steht ein Objekt etwa als „Musterweg 14a–14e“ im System, erkennt Cube, dass eine Rechnung für „14b“ dorthin gehört – und ebenso mit Buchstabenzusätzen, Bereichen oder ungeraden Nummernfolgen. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, legt Cube sie einem Menschen vor
- Die Regeln Ihres Fachs: Cube prüft jede Rechnung gegen die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung und erkennt Doppelungen – auch wenn dieselbe Rechnung anders geschrieben oder über einen zweiten Weg noch einmal eintrifft
Was diese Prüfungen nicht auflösen, entscheidet ein Mensch – mit Beleg, ausgelesenem Wert und dem Prüfergebnis nebeneinander. Jeder Wert bleibt mit seiner Stelle im Dokument verknüpft, jeder Schritt wird festgehalten. Wie verlässlich eine Rechnung verarbeitet wurde, zeigt sich nicht am Konfidenzwert, sondern daran, wie viele unabhängige Prüfungen sie überstanden hat – nachvollziehbar auch Monate später.
Cube Gateway: Prüfung, Freigabe und Übergabe →Hinweis: Dieser Beitrag gibt Gesetzeslage und Verwaltungsschreiben zum genannten Stand wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.