Eine Rechnung liegt vor, mehrere Geschäftspartner kommen infrage. Im Stammsatz steht eine Kurzform, auf dem Beleg ein ausgeschriebener Name. Eine regionale Anschrift weicht vom Hauptsitz ab. Daneben existiert eine fast gleich benannte Gesellschaft. Jetzt beginnt die Vergleichsarbeit: ältere Rechnungen öffnen, Angaben abgleichen, Zusammenhänge klären. Einen weiteren Stammsatz anzulegen würde die Frage nur auf die nächste Rechnung verschieben.
Die entscheidenden Hinweise stehen oft auf den Belegen
Eine ähnliche Schreibweise kann zu zwei verschiedenen Unternehmen gehören. Unterschiedliche Namen können denselben Lieferanten bezeichnen. Und ein regionaler Standort kann einen eigenen Eintrag brauchen, obwohl er zur bekannten Gesellschaft gehört. Wer solche Fälle bereinigt, muss sowohl unnötige Doppeleinträge als auch falsche Zusammenführungen vermeiden.
Neue Rechnungen: Die Zuordnung läuft automatisch
Bereits im laufenden Rechnungseingang werden neue Belege automatisch den Geschäftspartnern in Cube zugeordnet. Liefert der erste Abgleich keine passende Zuordnung, obwohl ähnliche Einträge vorhanden sind, kann die eingerichtete KI-Prüfung den Beleg zur Klärung heranziehen. Das Ergebnis fließt direkt in die Zuordnung ein: einen vorhandenen Geschäftspartner verwenden, eine neue Niederlassung verknüpfen oder einen eigenständigen Geschäftspartner in Cube anlegen.
Bei auffälligen Ausstellerangaben kann zusätzlich ein KI-Agent den Beleg prüfen und weitere Geschäftspartnerinformationen einbeziehen. Diese Prüfung läuft innerhalb der dafür eingerichteten Verarbeitung automatisch. Ihre Buchhaltung muss dafür keine separate Geschäftspartneranalyse starten. Ist die zusätzliche KI-Prüfung nicht verfügbar oder liefert sie keine verwertbare Antwort, setzt Cube die reguläre Zuordnung anhand der ausgelesenen Angaben fort.
Bestehende Dubletten: Bereinigung gezielt freigeben
Die Geschäftspartneranalyse ergänzt diese laufende Zuordnung. Sie untersucht mögliche Dubletten im vorhandenen Bestand in Cube anhand von Geschäftspartnerdaten und Belegen und erarbeitet konkrete Bereinigungsvorschläge: welche Einträge zusammengeführt werden können, welche Niederlassungen verknüpft werden sollen und welche Unternehmen eigenständig zu behandeln sind.
Im Prüfbereich sehen Sie die vorgeschlagenen Änderungen, die zugehörigen Belege und die hinterlegten Begründungen des KI-Agenten. Damit können Sie gezielt nachvollziehen, worauf ein Vorschlag beruht. Die Analyse und die Übernahme der Änderungen sind getrennte Schritte.
Vier ähnliche Einträge, drei unterschiedliche Entscheidungen
Ein vereinfachtes, fiktives Beispiel zeigt die Unterscheidung. Im Bestand stehen „MS Service“ (01), „Muster Service GmbH“ (02), „Muster Service Süd“ (03) und „Muster Süd Service GmbH“ (04). Die Namen allein reichen für eine Bereinigung nicht aus. Angenommen, die zugehörigen Belege und weiteren Angaben bestätigen nach Prüfung folgende Zusammenhänge:
- 01 und 02 zusammenführen: Hinter der Kurzform und dem ausgeschriebenen Namen steht derselbe Rechnungsaussteller. Die Prüfung bestätigt einen unnötigen Doppeleintrag; eine getrennte Führung ist hier nicht erforderlich.
- 03 als Niederlassung verknüpfen: Die Belege ordnen den regionalen Standort der Muster Service GmbH zu. Der Standort bleibt als eigener Eintrag erhalten und wird mit dem Unternehmen verbunden.
- 04 eigenständig erhalten: Die ähnlich benannte Muster Süd Service GmbH ist ein anderes Unternehmen. Ihr Eintrag bleibt getrennt. Die Ähnlichkeit des Namens ist kein Grund, sie mit den anderen zusammenzuführen.
Aus dem geprüften Vorschlag wird eine Änderung in Cube
Sie entscheiden, welche Bestandsbereinigung übernommen wird. Bei bestätigten Zusammenführungen ordnet Cube verknüpfte Dokumente und Daten dem verbleibenden Eintrag zu. Benötigte Niederlassungsstrukturen bleiben erhalten. So ergänzen sich die automatische Zuordnung neuer Belege und die gezielte Bereinigung gewachsener Bestände. Bringen Sie einen Lieferantenfall mit, bei dem Ihr Team regelmäßig nachsehen muss. Wir zeigen Ihnen an Ihren Belegen, wie Cube die Zuordnung und Bereinigung unterstützt.
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