Seit dem 2. August 2026 gelten weitere Pflichten der europäischen KI-Verordnung. Die Frage, die uns seither am häufigsten erreicht: Wird unsere Rechnungsverarbeitung damit zum Hochrisiko-System? Nein. Das Erkennen und Prüfen von Rechnungen fällt in keine der Hochrisiko-Kategorien der Verordnung – und deren Pflichten hat die EU mit dem im Juli 2026 beschlossenen Digital-Omnibus ohnehin auf Dezember 2027 verschoben. Was für Anwender heute gilt, ist überschaubar: Wer mit dem System arbeitet, soll verstehen, was es tut und wo seine Grenzen liegen.
Dass der Gesetzgeber wenig verlangt, heißt nicht, dass Sie wenig verlangen sollten. Eine Rechnung, deren Zahlen eine KI gelesen hat, landet in der Betriebskostenabrechnung und irgendwann vor dem Betriebsprüfer. Dort zählt nicht die Risikoklasse des Systems, sondern ob sich jeder Wert erklären lässt. Vier Dinge sollten Sie deshalb von jedem Anbieter verlangen:
- Die Herkunft jedes Werts: Jede ausgelesene Zahl bleibt mit der Seite und der Stelle im Originalbeleg verknüpft, an der sie steht – nicht nur mit einem Konfidenzwert
- Ein Protokoll jeder Prüfung: Welche Lesungen, Rechenprüfungen und Stammdatenabgleiche eine Rechnung durchlaufen hat, ist am Vorgang festgehalten und auch Monate später abrufbar
- Keine Buchung an einer offenen Frage vorbei: Weicht ein Wert ab oder schlägt eine Prüfung an, bleibt der Vorgang stehen, bis ein Mensch die Meldung bestätigt oder verwirft – auf Wunsch nach dem Vier-Augen-Prinzip
- Kein Raten: Ist eine Zuordnung nicht eindeutig, legt das System sie vor, statt die wahrscheinlichste Variante zu buchen
Die KI-Verordnung setzt eine Untergrenze. Der Maßstab für Ihre Rechnungserkennung ist nicht, ob sie erlaubt ist, sondern ob Sie in drei Jahren noch erklären können, warum eine Zahl so gebucht wurde.
Cube Gateway: Prüfung, Freigabe und Übergabe →Hinweis: Dieser Beitrag gibt Gesetzeslage und Verwaltungsschreiben zum genannten Stand wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.