Nach unserer Erfahrung ist etwa jeder vierte Eingang in der Kreditorenbuchhaltung keine zahlbare Rechnung. Kostet das Sichten drei Minuten je Eingang, sind es bei 10.000 Eingängen im Jahr rund 125 Stunden und 4.800 €, bei 100.000 Eingängen rund 1.250 Stunden und 48.400 €. Pridonu Cube prüft diese Belege, bevor sie an Ihr ERP-System gehen.
Im Rechnungseingang kommt nicht nur an, was bezahlt werden soll. Eine Mahnung zu einer Rechnung, die längst in der Freigabe liegt. Dieselbe Rechnung zum zweiten Mal, weil der Lieferant nachfragt. Ein Anschreiben oder ein Leistungsnachweis ohne Rechnung. Jedes dieser Dokumente öffnet jemand, liest es, ordnet es ein und legt es ab oder schickt es zurück. Gebucht wird davon nichts.
Wie kommt die Beispielrechnung zustande?
Der Anteil von einem Viertel entspricht unserer Erfahrung aus dem Rechnungseingang. Bei Ihnen kann er höher oder niedriger liegen. Der Stundensatz von 38,70 € beruht auf 51.000 € Jahresgehalt in der Kreditorenbuchhaltung, 29 % Lohnnebenkosten und 1.700 Arbeitsstunden im Jahr. Bei 10.000 Eingängen sind ein Viertel 2.500 nicht zahlbare Eingänge, bei drei Minuten je Eingang also 125 Stunden. Bei 100.000 Eingängen sind es 25.000 nicht zahlbare Eingänge und 1.250 Stunden.
Nicht eingerechnet ist, was ein durchgerutschter Beleg kostet: eine Rechnung, die zweimal bezahlt wird, oder eine Mahnung, die zu spät auffällt. Und die drei Minuten fallen dort an, wo heute ohnehin Personal fehlt.
Was prüft Cube, bevor das ERP-System etwas sieht?
Welche Regeln greifen, richten wir mit Ihnen ein. Cube ordnet die Belege eines Eingangs einer Dokumentart zu, die für Ihr Unternehmen eingerichtet ist. Anschreiben, Angebote oder Leistungsnachweise ohne Rechnung hängt Cube je nach Einstellung an die passende Rechnung oder legt sie einem Menschen zur Zuordnung vor.
Unterhalb der Mahnstufe, die Sie festlegen, hält Cube eine Mahnung zurück, sofern keine Ausnahmeregel greift. Erkennt Cube anhand Ihrer angebundenen Buchungsdaten, dass alle angemahnten Rechnungen bereits gebucht sind, hält es die Mahnung ebenfalls zurück.
Ist das Zurückhalten von Duplikaten eingerichtet, kann Cube einen Vorgang wegen einer identischen Datei oder derselben Rechnungsnummer beim selben Lieferanten zurückhalten. Ist die Datei eine andere, kann die KI beide Belege vergleichen und erkennen, ob die Rechnung erneut gesendet oder korrigiert wurde.
Zurückgehaltene Duplikate und Mahnungen stehen mit ihrem Grund im Clearing-Cockpit. Eine Antwort an den Absender lässt sich aus dem Vorgang mit einer Textvorlage senden.
Spart Cube die ganze Zeit aus der Beispielrechnung?
Nein. Was Cube zurückhält, steht im Clearing-Cockpit, und ein Teil davon braucht weiterhin eine Entscheidung. Es entfällt, diese Belege im Eingang herauszusuchen und einzuordnen. Wie viel das bei Ihnen ausmacht, zeigt ein Test mit Ihren eigenen E-Mails.
Kann Cube eine dringende Mahnung zurückhalten?
Ja, das ist möglich: wenn Cube sie als Duplikat erkennt oder wenn Cube sie nicht als Inkasso-, Sperr- oder Vollstreckungsankündigung erkennt und die Mindeststufe greift. Dann steht sie mit ihrem Grund im Clearing-Cockpit.
Was passiert, wenn die KI-Prüfung eines Duplikats fehlschlägt?
Dann bleibt der Duplikattreffer offen und der Vorgang zurückgehalten, bis der Treffer geklärt ist.
Mit Ihren Zahlen nachrechnen
Ob es bei Ihnen jeder vierte oder jeder sechste Beleg ist, zeigt Ihr eigener Eingang. Für einen Test erhalten Sie ein eigenes Postfach und leiten E-Mails weiter, so wie sie heute bei Ihnen ankommen. Sie sehen, welcher Anteil Ihrer Eingänge keine zahlbare Rechnung ist.
Cube mit Ihrem eigenen Rechnungseingang testen →Nikolai Panasenko, Geschäftsführer der Pridonu GmbH