Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – und Ihre Zustimmung ist nicht mehr erforderlich: Lieferanten dürfen auf E-Rechnung umstellen, ohne zu fragen. Praktisch fängt die Arbeit im Postfach damit erst an, denn eine XRechnung ist eine reine XML-Datei – für Menschen ohne Software nicht lesbar.
Für Hausverwaltungen und alle Unternehmen mit vielen Lieferanten heißt das: ein gemischter Eingang aus Papier-Scans, PDFs, hybriden Formaten wie ZUGFeRD und reinen XML-Rechnungen – und zwar über Jahre parallel. Bewährt hat sich ein Prozess, der alle Formate gleich behandelt: jede Rechnung sichtbar machen (aus XML wird automatisch ein lesbares PDF), formal prüfen und dem richtigen Vorgang zuordnen. Dann ist es für die Sachbearbeitung gleichgültig, auf welchem Weg die Rechnung kam.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt Gesetzeslage und Verwaltungsschreiben zum genannten Stand wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.