Bei der E-Rechnung ist das Original nicht das, was am Bildschirm zu sehen ist. Rechtlich ist die Rechnung der strukturierte Datensatz – das XML. Genau dieser Teil muss aufbewahrt werden: acht Jahre, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder das zur Ansicht erzeugte PDF genügt nicht.
Das Bundesfinanzministerium hat 2025 zugleich klargestellt: Die Ablage muss nicht zwingend in einem spezialisierten Archivsystem erfolgen – entscheidend ist, dass der strukturierte Teil unverändert bleibt und nachvollziehbar ist. In der Praxis heißt das:
- Das E-Mail-Postfach ist kein Archiv: Postfächer werden aufgeräumt, verschoben, gelöscht – die Rechnung braucht eine geordnete, unveränderliche Ablage
- Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist die Datei mit dem XML-Teil aufzubewahren, nicht nur das Ansichts-PDF
- Zum Beleg gehört der Kontext: Prüfergebnisse, Freigaben und Bearbeitungsschritte machen den Vorgang auch Jahre später nachvollziehbar
- Die Verarbeitung darf das Original nicht verändern – Konvertierungen und Anreicherungen gehören in Kopien und Metadaten
Gelöst wird die Archivfrage am besten dort, wo die Rechnung ankommt: Wenn Beleg, XML, Prüfprotokoll und Freigabestempel den Eingang gemeinsam verlassen, ist das Archiv kein eigenes Projekt mehr.
Cube Gateway: Prüfung, Freigabe und Übergabe ans Archiv →Hinweis: Dieser Beitrag gibt Gesetzeslage und Verwaltungsschreiben zum genannten Stand wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.