Über Erkennungsquoten wird viel gesprochen, über die letzte Meile selten: die Übergabe der geprüften Daten an ERP, Buchhaltung oder Fachverfahren. Dabei entscheidet sich genau hier, ob aus Automatisierung ein durchgängiger Prozess wird – oder eine Insel, aus der am Ende doch jemand Daten abtippt. Die typischen Stolpersteine sind selten die Schnittstelle selbst, sondern die Details der Daten:
- Stammdaten-Versatz: Der Lieferant auf der Rechnung heißt anders als im ERP. Ohne Abgleich gegen Ihre Kreditoren-Stammdaten schon beim Eingang wird jede Übergabe zum Ratespiel
- Pflichtfelder, die auf der Rechnung nicht stehen: Kostenstelle, Objekt- oder Auftragsnummer muss der Eingangsprozess ergänzen – automatisch aus den Stammdaten oder im Clearing, nicht später im Zielsystem
- Formate und Rundung: Steuerschlüssel, Positionssummen und Skonti müssen so ankommen, wie das Zielsystem rechnet – Abweichungen fallen sonst erst beim Buchen auf
- Ausnahmen ohne Rückkanal: Lehnt das Zielsystem einen Datensatz ab, braucht es einen definierten Weg zurück in die Klärung – sonst entsteht ein blinder Fleck
Für den Weg selbst gibt es drei bewährte Varianten – API, Software-Roboter über die vorhandenen Eingabemasken oder ein vereinbartes Dateiformat per SFTP. Wichtiger als die Technik ist die Vereinbarung über die Daten: welche Felder, in welcher Qualität, und wer kümmert sich um die Ausnahmen. Der Lackmustest einer Übergabe ist nicht der Demo-Datensatz, sondern die hundertste Rechnung ohne Kostenstelle.
Drei Wege in Ihr System: API, RPA, SFTP →Hinweis: Dieser Beitrag gibt Gesetzeslage und Verwaltungsschreiben zum genannten Stand wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.