Der Fahrplan der E-Rechnungspflicht steht seit 2024 fest – entscheidend ist jetzt der Blick auf 2027: Ab dem 1. Januar müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Der Anteil strukturierter XML-Rechnungen in Ihrem Eingang wird deshalb 2027 sprunghaft steigen, weil viele Lieferanten dann umstellen müssen.
Wer den eigenen Eingang erst anpasst, wenn es so weit ist, tut es unter Zeitdruck. Was 2026 geklärt sein sollte:
- Ein zentraler Eingang, über den alle Rechnungen laufen – unabhängig davon, ob sie als Papier-Scan, PDF oder E-Rechnung eintreffen
- Reine XML-Rechnungen für die Sachbearbeitung sichtbar machen, damit jede Rechnung wie gewohnt am Bildschirm geprüft werden kann
- Formale Prüfung der E-Rechnung (Pflichtangaben, rechnerische Richtigkeit) automatisch im Eingang, nicht erst in der Buchhaltung
- Klarheit über die Archivierung des strukturierten Teils
Der gemischte Eingang bleibt übrigens auf Jahre Realität – Papier und PDF verschwinden nicht über Nacht. Ein Prozess, der alle Wege gleich behandelt, erspart die Sonderbehandlung je Format.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt Gesetzeslage und Verwaltungsschreiben zum genannten Stand wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.