Wenn im Frühjahr die Betriebskostenabrechnung ansteht, entscheidet sich der Aufwand nicht in der Abrechnungssoftware – sondern daran, wie die Belege im Jahr davor abgelegt wurden. Wer im Januar anfängt, Rechnungen zu suchen, Kostenarten zu korrigieren und Zeiträume zu klären, zahlt den Preis für einen unsortierten Eingang.
Die Abrechnung ist nur so gut wie die Zuordnung beim Eingang. Vier Dinge sollten geklärt sein, sobald eine Rechnung eintrifft – nicht erst, wenn abgerechnet wird:
- Zuordnung zu Objekt und Wirtschaftseinheit – automatisch anhand Ihrer Stammdaten, nicht per Ablagedisziplin
- Kostenart und Umlageschlüssel beim Eingang festlegen, damit umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten von Anfang an getrennt laufen
- Den Leistungszeitraum erfassen – er entscheidet, in welche Abrechnungsperiode ein Beleg gehört, nicht das Rechnungsdatum
- Belege auffindbar halten: Bei der Belegeinsicht der Mieter zählt, wie schnell der Originalbeleg zum Posten gefunden ist
Wer das beim Eingang erledigt, hat zur Abrechnung Rechenarbeit statt Sucharbeit – und die Belegeinsicht wird vom Termin zum Handgriff.
Rechnungs- und Belegprozesse für die Immobilienwirtschaft →Hinweis: Dieser Beitrag gibt Gesetzeslage und Verwaltungsschreiben zum genannten Stand wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.