Über Automatisierung im Posteingang wird meist gesprochen, als ginge es darum, jedes Dokument möglichst schnell zum richtigen Sachbearbeiter zu bringen. Bei Mahnungen ist das der falsche Maßstab. Eine erste Zahlungserinnerung zu einer Rechnung, die längst in der Freigabe liegt, braucht keinen Bearbeiter, sondern Geduld. Ein Inkassoschreiben oder eine Sperrandrohung dagegen darf keinen Tag liegen bleiben. Wer beides gleich behandelt, verteilt Arbeit, die niemand bestellt hat – und riskiert, dass das eine wichtige Schreiben im Stapel der harmlosen untergeht.
Cube liest deshalb jede eingehende Mahnung vollständig aus – Absender, betroffene Rechnungen, Beträge, Mahnstufe – und entscheidet erst dann, ob ein Vorgang weitergegeben wird:
- Die Mindest-Mahnstufe legen Sie fest: Erst ab dieser Stufe verlässt eine gewöhnliche Mahnung den Eingang. Alles darunter wird zurückgestellt – vollständig ausgelesen, sichtbar und jederzeit auffindbar
- Der Charakter des Schreibens zählt, nicht ein Stichwort: Inkasso, Sperrandrohung, Vollstreckungsankündigung und letzte Mahnung erkennt Cube als solche und gibt sie unabhängig von der Mahnstufe weiter – auch wenn im Schreiben keine Stufe steht. Eine erste Mahnung mit einer Gebührenzeile „Inkassokosten“ bleibt dagegen, was sie ist
- Was sich nicht bestimmen lässt, wird nicht geraten: Fehlt die Mahnstufe und ist der Charakter unklar, hält Cube den Vorgang an, statt ihn durchzuwinken
- Der Mensch behält das letzte Wort: Ein zurückgestellter Vorgang lässt sich aus der Detailansicht mit einem Klick bewusst weitergeben und gilt danach als übergeben
Was den Eingang verlässt, ist damit nicht mehr die Menge der eingegangenen Post, sondern die Menge der Vorgänge, die tatsächlich eine Entscheidung brauchen. Die richtige Frage an einen automatisierten Posteingang lautet deshalb nicht, wie viel er weiterleitet, sondern wie viel er zu Recht zurückhält.
Cube Gateway: Prüfung, Freigabe und Übergabe →Hinweis: Dieser Beitrag gibt Gesetzeslage und Verwaltungsschreiben zum genannten Stand wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.