„Dunkelverarbeitung“ heißt: Eine Rechnung durchläuft den Weg vom Eingang bis zur Übergabe an Buchhaltung oder ERP, ohne dass ein Mensch sie anfasst. Das Ziel ist dabei nicht, jede Rechnung dunkel zu verarbeiten – sondern die richtigen. Eine Rechnung darf nur dann automatisch durchlaufen, wenn sie eine Reihe von Prüfungen besteht:
- Dublettenprüfung: gleicher Lieferant, gleiche Rechnungsnummer – das rechtliche Duplikat
- Rechnerische Richtigkeit der Positionen und Summen
- Vollständigkeit der Pflichtangaben – bei E-Rechnungen auch die formale Struktur
- Abgleich mit den Stammdaten: bekannter Lieferant, plausible Zuordnung, gedecktes Budget
Alles, was eine Prüfung nicht besteht, landet im Clearing – mit Beleg, ausgelesenen Daten und Prüfergebnissen nebeneinander, damit der Fall in wenigen Klicks geklärt ist. Der Maßstab für gute Automatisierung ist deshalb nicht „100 Prozent dunkel“, sondern: Wie wenig Zeit kostet der Rest?
Hinweis: Dieser Beitrag gibt Gesetzeslage und Verwaltungsschreiben zum genannten Stand wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.