Wenn über Rechnungsautomatisierung gesprochen wird, geht es meist um Datenextraktion: Wie gut werden Beträge, Rechnungsnummern und Positionen erkannt? In der Praxis scheitert Automatisierung aber oft einen Schritt früher – an der Frage, was überhaupt ein Dokument ist. E-Mails bringen selten eine saubere Einzelrechnung mit. Sie bringen Anhang-Stapel, in denen mehrere Geschäftsvorfälle gemischt sind, häufig in einer einzigen PDF-Datei: die Mahnung zu mehreren Rechnungen, darunter eine Rechnung mit beigefügter Subunternehmer-Rechnung samt eigenem Lieferschein.
Wer solche Stapel von Hand vorsortiert, hat den manuellen Aufwand nicht abgeschafft, sondern nur an den Anfang des Prozesses verschoben. Automatisierung muss deshalb bei der Trennung beginnen: jede Seite einzeln analysieren, Geschäftsvorfälle in separate Vorgänge trennen und die Hierarchie innerhalb jedes Vorgangs erkennen – ohne Trennblätter, ohne Barcodes, ohne Vorsortierung. Erst wenn das zuverlässig funktioniert, lohnt sich der Blick auf die Extraktionsqualität.
Wie Pridonu Cube Dokumente trennt →Hinweis: Dieser Beitrag gibt Gesetzeslage und Verwaltungsschreiben zum genannten Stand wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.