Das System identifiziert einzelne Seiten aus einem Dokumentenstapel. Anschließend werden die Seiten nach Vorgabe als Hauptdokument oder Nebendokument klassifiziert. Zudem können unterschiedliche Geschäftsvorfälle, ohne "Trennblätter/Barcodes", in einem Stapel identifiziert werden. Dies bedeutet, dass eine manuelle Falltrennung per "Trennblatt/Barcode" nicht mehr nötig ist.

Daten aus dem Dokument werden durch ein selbstentwickeltes, mehrstufiges Verfahren ausgelesen. Dabei werden die neusten OCR-Techniken und KI-Verfahren verwendet. Die entstandenen strukturierten Daten werden in eine Datei überführt und anschließend im nächsten Schritt weiterverarbeitet. Diese Extraktion muss nicht aufwendig trainiert werden, so dass unser System sofort einsatzfähig ist.

Durch Layout und Inhaltsanalysen werden die Dokumente automatisch klassifiziert. Die Art eines Dokuments kann vorab festgelegt werden, so dass das System die Dokumente entsprechend klassifiziert. Alternativ macht das System selbst einen Vorschlag zur Klassifizierung der eingehenden Dokumente.

Durch das Verknüpfen von verschiedenen Stammdaten und Datentöpfen, werden die ausgelesenen Daten verifiziert und ggf. automatisch korrigiert. Der entstandene Datensatz wird an dieser Stelle bereits geprüft und um weitere Informationen angereichert. 

Durch hinterlegte Regelwerke im System können Informationen vom Dokument gegen diese Regeln geprüft werden. Dies können komplizierte Berechnungen nach allen vorliegenden Informationen sein oder einfache Überprüfungen wie eine Dublettenprüfung bzw. eine Validierungsregel.

Nachdem alle Informationen gesammelt wurden, erfolgt, je nach Definition, ggf. eine vollautomatische Ablehnung des Dokuments. Dadurch das auch Informationen zum Versender vorliegen, ist das Eingreifen eines Mitarbeiters nicht nötig.

In einem webbasierten System wird das Dokument mit allen Informationen angezeigt. Bei Bedarf können die Ergebnisse überprüft oder bearbeitet werden.

Das System interpretiert den Sachverhalt des Dokuments und "versteht" den Inhalt der Daten. Diese Technik beruht auf einem mehrstufigen KI-Regelwerk, welches in kürzester Zeit seine Ergebnisse selbst verbessern kann.

Durch alle gesammelten Informationen erstellt das System einen Vorschlag zur Bearbeitung des Sachverhalts, welcher aus dem Dokument interpretiert wurde. Durch diesen maschinell erstellen Vorschlag kann der Bearbeiter die Dokumente wesentlich schneller und mit höherer Qualität verarbeiten.

Das System lernt dabei in allen Bereichen. In der Vorschlagsverwendung, in der Bearbeitung des Dokuments, bei der Prüfung und der Interpretation des Sachverhalts.

Nachdem einige Informationen gesammelt wurden, kann das System schon die ersten Reports generieren, so dass aktiv in den Prozess eingegriffen werden kann. Nachdem der Geschäftsprozess vollständig abgeschlossen wurde, können zudem nachträgliche Reports nach Kundenwunsch erstellt werden.